Je werkt niet alleen met collega's. Je werkt met klanten, leveranciers, ketenpartners en freelancers. En die wil je ook in Teams kunnen bereiken.

Microsoft Teams biedt daarvoor drie manieren. Ze klinken op elkaar, maar ze werken heel anders.

1. Externe toegang: chatten en bellen met andere organisaties

Met externe toegang kun je chatten, bellen en vergaderen met mensen uit andere organisaties die ook Teams gebruiken. Ze blijven in hun eigen omgeving.

  • Wel: een-op-eenchats, groepschats, bellen en vergaderen.
  • Niet: toegang tot je teams, kanalen of bestanden.
  • Past bij: snel contact met een vaste contactpersoon bij een partner.

2. Gasttoegang: een externe in je eigen team

Met gasttoegang voeg je een externe toe aan een team in jouw omgeving. De gast krijgt een gastaccount en werkt mee in kanalen en bestanden.

  • Wel: samenwerken in kanalen, bestanden en vergaderingen van het team.
  • Niet: dezelfde rechten als een medewerker. Je bepaalt zelf wat gasten mogen.
  • Past bij: langere samenwerkingen, zoals een projectteam met een leverancier.

Let op: gasten moeten in jouw omgeving wisselen van organisatie. Dat vinden sommigen omslachtig.

3. Gedeelde kanalen: samenwerken zonder te wisselen

Een gedeeld kanaal is één kanaal dat je deelt met mensen binnen én buiten je organisatie. Externen zien het kanaal gewoon in hun eigen Teams, zonder van omgeving te wisselen.

  • Wel: samenwerken in één kanaal, met eigen bestanden.
  • Niet: toegang tot de rest van het team.
  • Past bij: structurele samenwerking tussen organisaties, zoals in een keten of samenwerkingsverband.

Gedeelde kanalen vragen een vertrouwensrelatie tussen beide organisaties in Microsoft Entra. Beide kanten moeten dat dus instellen.

Welke kies je?

  • Even snel overleggen? Externe toegang.
  • Samen aan een project werken met documenten? Gasttoegang.
  • Langdurig samenwerken met een andere organisatie, zonder gedoe? Gedeelde kanalen.

Veiligheid niet vergeten

Samenwerken met externen vraagt duidelijke afspraken:

  • Bepaal met welke organisaties je extern mag samenwerken.
  • Laat gasttoegang periodiek controleren, zodat oude gasten verdwijnen.
  • Gebruik gevoeligheidslabels op teams met vertrouwelijke informatie.
  • Eis MFA, ook voor gasten.

Samenwerken zonder grenzen, maar met afspraken

In sectoren als zorg en overheid is samenwerken met ketenpartners de normaal. Met de juiste inrichting gaat dat veilig én prettig. Bij 365 Angels helpen we je die balans te vinden.

Wil je veilig met externen samenwerken in Teams? Plan een gesprek en we kijken welke opzet bij jou past.

Veelgestelde vragen

Kan een gast zelf een team aanmaken?

Standaard niet. Gasten hebben beperkte rechten, die je als beheerder bepaalt.

Kunnen externen zonder Teams-account meedoen aan een vergadering?

Ja, via de vergaderlink in de browser. Dat staat los van gasttoegang of externe toegang.

Kost gasttoegang extra licenties?

Voor de meeste scenario's niet. Bij grote aantallen gasten of bepaalde beveiligingsfuncties kunnen extra kosten gelden.